OMS im E-Commerce: Was ist ein Order Management System und wann wird es wirklich benötigt?

Wenn ein E-Commerce-Unternehmen wächst, besteht die Herausforderung nicht mehr nur darin, mehr Bestellungen zu erhalten.

Die eigentliche Herausforderung ist, diese effizient zu verwalten.

Eine Bestellung kann aus dem eigenen Online-Shop, von einem Marktplatz oder aus einer stationären Filiale kommen. Sie muss dem richtigen Produkt zugeordnet werden, den Bestand aktualisieren, verarbeitet, versendet, gegebenenfalls retourniert und anschließend mit den wirtschaftlichen Daten des Unternehmens verknüpft werden.

Mit jedem zusätzlichen Vertriebskanal wird es schwieriger, diese Prozesse über getrennte Systeme zu steuern.

Genau hier kommt ein OMS – Order Management System ins Spiel.

Was ist ein OMS?

OMS steht für Order Management System, also ein System zur zentralen Auftragsverwaltung.

Eine solche Software dient dazu, Bestellungen aus einem oder mehreren Vertriebskanälen zentral zu erfassen und zu organisieren.

Statt Shopify, Amazon, eBay, weitere Marktplätze und stationäre Verkäufe einzeln zu kontrollieren, ermöglicht ein OMS die Zusammenführung aller Bestellungen in einem gemeinsamen operativen Prozess.

Dabei geht es nicht nur darum, Bestellungen anzuzeigen.

Ein leistungsfähiges Order Management System sollte dem Händler zeigen, was verkauft wurde, über welchen Kanal der Verkauf erfolgte, wie viel Bestand noch verfügbar ist und welche nächsten Schritte erforderlich sind.

Warum die Auftragsverwaltung mit dem Wachstum komplexer wird

Für einen kleinen Online-Shop mit wenigen täglichen Bestellungen kann die Verwaltung direkt über die Shop-Plattform zunächst ausreichend sein.

Das ändert sich, sobald weitere Vertriebskanäle hinzukommen.

Stellen wir uns ein Unternehmen vor, das gleichzeitig verkauft über:

• den eigenen Online-Shop;
• Amazon;
• eBay;
• weitere Marktplätze;
• eine oder mehrere stationäre Filialen.

Jede Plattform erzeugt eigene Bestellungen, aktualisiert Bestände und nutzt unterschiedliche Abläufe.

Der Händler muss sicherstellen, dass alle Informationen konsistent bleiben.

Wird ein Produkt auf einem Kanal verkauft, ohne dass der Bestand auf den anderen Kanälen aktualisiert wird, kann es zu Überverkäufen kommen.

Werden Bestellungen über mehrere Dashboards verarbeitet, steigen manueller Aufwand und Fehlerrisiko.

Je mehr Vertriebskanäle hinzukommen, desto wichtiger wird eine zentrale Steuerung.

OMS und Multichannel-Auftragsverwaltung

Ein wesentlicher Vorteil eines Order Management Systems besteht darin, Bestellungen unabhängig vom jeweiligen Vertriebskanal verwalten zu können.

Die wichtigste Frage sollte für einen Händler nicht lauten:

„Wie viele Bestellungen habe ich auf jeder Plattform erhalten?“

Sondern:

„Welche Bestellungen muss ich heute bearbeiten?“

Dieser Perspektivwechsel ist entscheidend.

Der Vertriebskanal bleibt wichtig für die Analyse von Umsatz, Kosten und Performance, sollte aber nicht dazu führen, dass für jede Plattform ein vollständig separater Prozess aufgebaut werden muss.

Multichannel-Auftragsverwaltung schafft eine Gesamtübersicht, ohne die Details der einzelnen Verkäufe zu verlieren.

Bestellungen und Lagerbestand müssen zusammenarbeiten

Ein OMS sollte nicht isoliert von der Bestandsverwaltung funktionieren.

Jede Bestellung verändert den verfügbaren Bestand.

Werden drei Einheiten verkauft, muss das System wissen, wie viele tatsächlich noch verfügbar sind.

Das wird besonders wichtig, wenn mehrere Kanäle auf denselben Bestand zugreifen.

Fehlerhafte Bestände können zu folgenden Problemen führen:

• Verkauf nicht mehr verfügbarer Produkte;
• Stornierungen;
• Lieferverzögerungen;
• falsche Bestandsanzeigen auf Marktplätzen;
• unnötige Nachbestellungen;
• unzufriedene Kunden.

Deshalb sind Auftragsverwaltung und Bestandsverwaltung eng miteinander verbunden.

Ein praktisches Beispiel

Nehmen wir einen Händler, der dasselbe Produkt über Shopify, Amazon und ein stationäres Geschäft verkauft.

Im Lager befinden sich 10 Einheiten.

Im Laufe des Tages:

• Shopify erzeugt 2 Bestellungen;
• Amazon verkauft 3 Einheiten;
• die Filiale verkauft 1 Einheit.

Der reale Bestand beträgt nun 4 Einheiten.

Wenn die drei Systeme nicht korrekt miteinander kommunizieren, kann jeder Kanal weiterhin einen veralteten Bestand anzeigen.

Mit einer zentralen Verwaltung können die Bestellungen in einem System zusammengeführt und mit dem tatsächlichen Bestand verknüpft werden.

Das ist eines der Grundprinzipien eines modernen OMS.

OMS, ERP und WMS: Wo liegen die Unterschiede?

Diese Begriffe werden häufig verwechselt, beschreiben jedoch unterschiedliche Systeme.

OMS – Order Management System

Konzentriert sich hauptsächlich auf Aufträge und vertriebsbezogene Prozesse.

WMS – Warehouse Management System

Ist auf Lagerprozesse spezialisiert, beispielsweise Lagerplätze, Warenbewegungen, Picking, Packing und interne Logistik.

ERP – Enterprise Resource Planning

Deckt umfassendere Unternehmensprozesse wie Verwaltung, Buchhaltung, Einkauf, Produktion und weitere organisatorische Bereiche ab.

In der Praxis können sich die Funktionen überschneiden.

Moderne Plattformen kombinieren zunehmend mehrere dieser Bereiche, insbesondere für Unternehmen, die über Online-Shops, Marktplätze und stationären Handel verkaufen.

Wann benötigt ein E-Commerce-Unternehmen ein OMS?

Es gibt keine feste Anzahl an Bestellungen, ab der ein OMS zwingend erforderlich ist.

Es gibt jedoch klare Anzeichen dafür, dass eine zentrale Verwaltung sinnvoll wird.

Ein OMS wird besonders relevant, wenn:

• Bestellungen aus mehreren Vertriebskanälen kommen;
• Mitarbeiter ständig zwischen verschiedenen Dashboards wechseln;
• Lagerbestände manuell aktualisiert werden;
• Bestandsabweichungen häufiger auftreten;
• online und stationär verkauft wird;
• mehrere Marktplätze genutzt werden;
• Aufträge, Bestand und Verwaltung in getrennten Systemen liegen;
• steigende Bestellzahlen zu entsprechend mehr manueller Arbeit führen.

Dann besteht die Herausforderung nicht mehr nur darin, zu verkaufen.

Es geht darum, das Verkauftes effizient zu verwalten.

Nur Bestellungen zu zentralisieren reicht nicht aus

Für ein modernes Unternehmen ist die Anzahl der Bestellungen nur ein Teil des Gesamtbildes.

Ein Händler sollte außerdem wissen:

• welche Marge jede Bestellung erzielt;
• welcher Vertriebskanal am profitabelsten ist;
• wie viel Bestand noch verfügbar ist;
• welche Produkte nachbestellt werden müssen;
• welche Kosten die größte Auswirkung haben;
• welche Zahlungen erwartet werden;
• wie sich die zukünftige Liquidität entwickeln könnte.

Deshalb entwickelt sich die Auftragsverwaltung zunehmend in Richtung umfassender operativer Plattformen.

Die Bestellung wird zum Ausgangspunkt eines Prozesses, der Bestand, Preise, Kunden, Lieferanten, Verwaltung und Finanzkontrolle miteinander verbindet.

Die Rolle von Oplyon bei der Auftragsverwaltung

Oplyon überträgt diesen Ansatz auf E-Commerce, Marktplätze und stationären Handel.

Die Plattform ermöglicht es, Bestellungen und Bestandsdaten aus verbundenen Vertriebskanälen zentral zu erfassen und in einer gemeinsamen operativen Umgebung zu verwalten.

Der Prozess endet jedoch nicht mit dem Import einer Bestellung.

Innerhalb von Oplyon können Händler Verkäufe mit Produkten, Beständen, kanalabhängigen Preisen, Kunden, Lieferanten, Dokumenten, Kosten, Zahlungen, Margen und Cashflow verknüpfen.

Eine Bestellung bleibt damit nicht einfach ein isolierter Datensatz aus Shopify oder einem Marktplatz.

Sie wird Teil der gesamten Unternehmenssteuerung.

Vom Order Management zur operativen Plattform

Die Zukunft der E-Commerce-Verwaltung besteht nicht darin, immer mehr einzelne Tools hinzuzufügen.

Es geht darum, Fragmentierung zu reduzieren.

Ein Händler kann über einen hervorragenden Online-Shop verfügen, auf wichtigen Marktplätzen verkaufen und mehrere spezialisierte Anwendungen nutzen.

Wenn jedoch weiterhin fünf Dashboards geöffnet und laufend Dateien exportiert werden müssen, um die Gesamtsituation zu verstehen, bleibt die Verwaltung komplex.

Der Wert einer zentralen operativen Plattform liegt darin, diese Informationen miteinander zu verbinden.

Das Ziel ist nicht einfach, mehr Bestellungen zu verwalten.

Das Ziel ist, mehr Bestellungen zu verwalten, ohne Kontrolle, Zeit oder Transparenz über das Unternehmen zu verlieren.

Fazit

Ein Order Management System wird mit zunehmendem Wachstum und steigender Anzahl von Vertriebskanälen immer wichtiger.

Die Zentralisierung von Bestellungen reduziert manuelle Arbeit, verbessert die Bestandskoordination und schafft eine klarere Sicht auf das Tagesgeschäft.

Für Multichannel-Händler ist der nächste Schritt jedoch noch wichtiger: Bestellungen, Lagerbestand, Preise, Margen und Finanzdaten in einem gemeinsamen operativen Prozess zu verbinden.

Denn E-Commerce zu skalieren bedeutet nicht nur, mehr Bestellungen zu erhalten.

Es bedeutet, diese zu verwalten, ohne dass die Komplexität im gleichen Tempo wächst wie der Umsatz.